Triển khai thực hiện hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP System)

Mark Butler, nhà quản lý của bộ phận dịch vụ nghề nghiệp tại Cincom Systems – nhà cung cấp giải pháp phần mềm, đã đưa những hiểu biết sâu sắc về việc thực hiện hệ thống ERP.

1. Hiểu rõ khuyết điểm hiện tại của hệ thống.

Hãy phân tích lý do tại sao bạn cần thay đổi hệ thống hiện tại. Có phải do phần mềm đã lỗi thời? Có phải hệ thống thiếu đi các tính năng bạn yêu cầu để nâng cao hiệu suất về thời gian và băng thông? Hãy xác định các khuyết điểm có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và tạo ra danh sách mong muốn cho hệ thống mới.

2. Bắt đầu triển khai trong phòng họp ban giám đốc.

Bảo đảm tài trợ từ ban điều hành để giảm bớt rủi ro và đảm bảo mục tiêu mà bạn đặt ra cho hệ thống ERP mới phù hợp với các mục tiêu lớn hơn của doanh nghiệp. Điều này áp dụng cho các chỉ số đánh giá thực hiện công việc (KPI) ban đầu và kế hoạch được lập ra tương ứng cho quá trình cải thiện quá trình sản xuất – từ quá trình cung ứng nội bộ cho tới quản lý hàng tồn kho và sự di chuyển của hàng hóa thông qua hệ thống nội bộ đến tay khách hàng.

3. Chỉ định một nhóm dự án nội bộ mạnh mẽ.

Nhà quản lý dự án phải hiểu rõ dự án, chuẩn bị sẵn sàng và định hướng chi tiết, biết rõ khi nào nên hướng dẫn, và có thể đàm phán. Thêm đại diện từ những bộ phận kinh doanh trọng điểm – vận hành, thu mua, quản lý hàng tồn kho và dịch vụ khách hàng – để hoàn thành nhóm.

4. Tạo bản đồ nội bộ.

Thiết lập một tầm nhìn rõ ràng cho quy trình của tổ chức của bạn, đồng thời xác định những thách thức cần đối mặt. Sau đó xác định các quy trình làm việc mới để hỗ trợ mục tiêu cải thiện.

5. Xác định nhu cầu thiết bị.

Lấy ví dụ, nếu như bạn cần dữ liệu hàng tồn kho theo thời gian thực để đáp ứng các mục tiêu về hiệu suất, và bạn quyết định thực hiện những giải pháp di động và công nghệ nhận dạng tần số vô tuyến (RFID), hệ thống ERP bạn chọn sẽ cần hỗ trợ những công cụ này.

6. Xác định ngân sách.

Đảm bảo tất cả các chi phí liên quan – điển hình như phần cứng, phần mềm, chi phí thực hiện bên thứ ba và chi phí đào tạo.

7. Tham gia toàn bộ công ty.

Hãy giữ cho nhóm dự án luôn nắm được tình hình, nhưng vẫn cập nhật định kỳ cho toàn bộ công ty về tiến trình thực hiện hệ thống ERP. Liên lạc sẽ giúp tạo ra môi trường làm việc chung hiệu quả cho tất cả những ai có liên quan.

8. Chống lại các yêu cầu sử dụng tính năng bổ sung hấp dẫn.

Một số công ty thử thực hiện tất cả chức năng và điểm đặc trưng của hệ thống ERP ngay từ ban đầu. Bởi vì hệ thống cung cấp các ứng dụng dễ di chuyển, tích hợp nhận dạng tần số vô tuyến và hệ thống an ninh quét võng mạc không có nghĩa là bạn cần sử dụng chúng. Chọn một chức năng chủ chốt, sau đó triển khai chức năng phụ sau đó.

9. Cập nhật có chọn lọc các quy trình kinh doanh.

Cân nhắc cẩn thận xem có nên tùy chỉnh phần mềm để phù hợp với các quy trình hay không, hoặc thay đổi các quy trình để vận hành trong các giải pháp tiêu chuẩn. Quy trình của bạn có thể sẽ phù hợp với các hoạt động hơn là những thực hành tốt nhất của hệ thống ERP. Nhìn chung thì những cải tiến lớn nhất thường liên quan đến một số mức độ đánh giá lại quy trình kinh doanh trong bối cảnh điều kiện hiện tại.

10. Thường xuyên đánh giá.

Thiết lập một kế hoạch để thường xuyên đánh giá hệ thống. Bao gồm tất cả những người tham gia từ tất cả bộ phận của tổ chức/công ty để đánh giá về khả năng làm việc hiệu quả của hệ thống, quyết định những điều cần thay đổi và xác định cách thức.

(Nguồn: Phaata.com - Theo: Inboundlogistics)