Cải thiện mối quan hệ đơn vị vận tải

Tất cả họ đều đồng ý rằng, để tiết kiệm tiền, các chủ hàng nên xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với đối tác vận chuyển hàng hóa LTL (less-than-truckload) của họ.

Mark Hamblin, phó chủ tịch mảng Sales của Saia – là một đơn vị vận tải hàng hóa LTL, đã đưa ra lời khuyên để thực hiện nó.

1. Làm việc để cả đôi bên cùng có lợi.

Làm việc với đối tác vận tải của bạn để xác định làn đường và tải trọng nào làm việc hiệu quả nhất. Các đơn vị vận tải hiện không còn vận hành bằng cách nhận tất cả tải trọng mà khách hàng yêu cầu. Với sự phát triển của các hệ thống quản lý vận tải, tài xế sẵn có, và phát triển hướng dẫn quy đinh, hợp tác với các đơn vị vận tải là yếu tố cần thiết để đảm bảo rằng bạn sẽ tăng thêm lợi nhuận kinh doanh cho mạng lưới của họ. Điều này sẽ củng cố một mối quan hệ lâu dài, giúp bạn tiết kiệm các thay đổi tốn kém.

2. Làm theo cam kết.

Nếu bạn dự định để các hãng vận tải thực hiện lời hứa của họ, bạn cũng cần thực hiện cam kết với họ. Họ quyết định giá dựa trên dữ liệu bạn cung cấp. Cung cấp dữ liệu không chính xác hoặc không vận chuyển hàng trong các làn đường và tải trọng mà bạn cam kết có thể dẫn đến việc tái đàm phán, và thay đổi đối tác sớm hơn mong đợi của bạn.

3. Cung cấp dữ liệu.

Dữ liệu có giá trị đóng vai trò quan trọng đối với đối tác trong suốt quá trình đấu thầu. Ngoài việc cung cấp làn xe và trọng tải dữ liệu, bạn cần phải cung cấp tỉ lệ phần trăm của đặc trưng vận chuyển hàng hóa và khối lượng hàng tháng. Thông tin đó giúp đối tác lập kế hoạch một cách chính xác đối với các địa điểm và bất kỳ đặc trưng/đặc tính vận chuyển nào, như là các thay đổi khối lượng theo mùa.

4. Chia sẻ cơ hội.

Khi có những cơ hội mới, hãy chia sẻ với đối tác vận tải của bạn đầu tiên. Mọi người đều có lợi nếu bạn có thể đạt được một thỏa thuận công bằng. Bạn được lợi từ sự chuyển tiếp suôn sẻ và tiết kiệm thời gian và chi phí của một hồ sơ mời thầu (RFP) chính thức. Đối tác có lợi từ việc kiếm thêm từ doanh nghiệp của bạn.

5. Đối xử tốt với các tài xế.

Bất cứ điều gì bạn có thể làm để cơ sở của mình trở nên thân thiện hơn với các tài xế đều giúp cho đơn vị vận tải giữ chân tài xế, cắt giảm chi phí vận hành để tiết kiệm tiền. Một tài xế lâu năm sẽ biết được công việc kinh doanh và các thủ tục, làm cho quá trình lấy hàng và vận chuyển hiệu quả hơn.

6. Linh hoạt những thay đổi.

Hãy nói chuyện với đối tác về những thay đổi hoạt động mà bạn có thể làm mà không ảnh hưởng quá trình vận hành của công ty. Lấy ví dụ, nếu như bạn cho nhân viên làm ca vào cuối tuần, tại sao không đưa ra phương án làm luân phiên vào cuối tuần.

7. Lập kế hoạch.

Khi bắt đầu một mối quan hệ đối tác, hãy để cho công ty vận tải có thời gian để chuẩn bị cho hệ thống sẵn sàng và đào tạo để chấp nhận làn xe và tải trọng mới. Không làm những điều này có thể dẫn đến một khởi đầu tốn kém trong mối quan hệ.

8. Giữ liên lạc.

Các chủ hàng nên tổ chức họp mặt định kỳ hàng quý với đơn vị vận tải của họ để xem xét số liệu hiệu suất, dịch vụ mới và các lựa chọn, và củng cố mối quan hệ. Những cuộc họp để nhìn lại kết quả kinh doanh nên bao gồm các thảo luận về những tài xế làm tổn hao nhiều chi phí, vì vậy cần thực hiện chính sách cắt giảm chi phí đồng thời tăng lãi suất. Làm việc cùng nhau trước khi tái đàm phán sẽ cải thiện và củng cố sự hợp tác.

9. Sử dụng công nghệ.

Chủ hàng mong đợi các đối tác cung cấp các đơn hàng có dữ liệu theo thời gian thực, và đơn vị vận tải tiêu tốn nhiều để làm điều này. Ngược lại, các chủ hàng sẽ tự nguyện sử dụng các tùy chọn lập trình – những tùy chọn này cung cấp chuyển đổi dữ liệu suôn sẻ và chính xác mà không yêu cầu nhân viên phải làm thủ công ở bất cứ công đoạn nào.

10. Giám sát tác động.

Đảm bảo bạn cung cấp thông tin chính xác và khách hàng được tôn trọng. Một mối quan hệ tốt ở tất cả các cấp độ của tổ chức là cách tốt nhất để đảm bảo sự hợp tác tốt đẹp và bền chặt của chủ hàng/đơn vị vận tải và điều này giúp giảm chi phí và cải thiện dịch vụ.

(Nguồn: Phaata.com - Theo: Inboundlogistics)