Bí quyết để VMI (*) hoạt động hiệu quả

(* Chú thích : Vendor Managed Inventory (VMI) việc hoạch định và tối ưu hóa chuỗi cung ứng trong đó nhà cung cấp (Vendor) chịu trách nhiệm về mức độ tồn kho của nhà bán lẻ. )

Hoạt động này nhằm đem lại cho nhà cung cấp khả năng hiển thị chuỗi cung ứng tốt hơn đối với nhu cầu của khách hàng trong tương lai; cho phép nhà cung cấp sản xuất, vận chuyển và lựu trữ hàng hoá hiệu quả hơn. Nhờ vào đó, khách hàng có nguồn cung cấp sản phẩm liên tục vào lúc cần mà không phải lo lắng về việc hết hàng.

Gary Neights, giám đốc quản lý sản phẩm của công ty Elemica, đã đưa ra một số phương thức nhằm cải thiện các mối quan hệ VMI.

1. Tin tưởng và hợp tác.

Đừng nhìn nhận VMI như là một gánh nặng về chi phí từ phía khách hàng lẫn nhà cung cấp mà hãy xem như là sự hợp tác từ cả hai bên nhà cung cấp và khách hàng. Khách hàng cung cấp kịp thời và chính xác dữ liệu kiểm kê tồn kho, sự di chuyển nguyên vật liệu, và thông tin về nhu cầu để bên cung cấp quản lý việc xử lý đơn hàng, vốn lưu động, vận chuyển và lưu trữ.

2. Thống nhất về mục tiêu.

Cần xác định mục tiêu thực tế. Phải chăng hợp tác với nhau là để bổ sung thêm các hoạt động vận hành và vốn lưu động vào một chu trình ổn định và lâu đời như VMI? Hay là để cải thiện quy trình bằng cách giải quyết từng vấn đề rắc rối cụ thể?

3. Đảm bảo kiểm kê hàng tồn kho chính xác.

Tốt  nhất là hãy dùng cách kiểm kê hàng tồn tự động, theo thời gian thực như là phương pháp đo từ xa. (Đo từ xa là một quá trình truyền thông tự động mà các phép đo và dữ liệu khác được thu thập tại các điểm từ xa hoặc không thể tiếp cận và được truyền đến thiết bị nhận để theo dõi.) Nếu độ chính xác của số liệu kiểm kê hàng tồn cao và nhất quán, bạn có thể sử dụng bản kiểm kê hàng hoá tồn kho được trích xuất từ phần mềm Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (tiếng Anh: Enterprise Resource Planning – ERP). Bạn có thể chọn kiểm kê hàng tồn theo cách khác như là đếm thủ công.

4. Hãy để các quy tắc và những giới hạn dẫn dắt quy trình.

Số lượng hàng tồn kho ở mức an toàn tối thiểu nhằm phục vụ cho nhu cầu đa dạng, thời gian thực hiện đơn hàng, sản xuất và lịch trình vận chuyển sẽ đảm bảo bạn đã đạt tiêu chuẩn về chất lượng dịch vụ và giảm thiểu rủi ro.

5. Đồng bộ hoá dữ liệu.

Có phải bên cung cấp sử dụng Pounds (đơn vị đo cân nặng ở Anh) trong khi người mua sử dụng đơn vị đo cân nặng là kg (kilos) hay drum? (1 drum = 0.20819764812 M3)

6. Khôi phục đơn hàng.

Công cụ hoạch định và tối ưu hóa chuỗi cung ứng (VMI – Vendor Managed Inventory) nên tự động hợp nhất và tham khảo chéo dữ liệu đầu vào, chấp nhận thuật toán, lịch trình, điều lệ kinh doanh, thời gian thực hiện đơn hàng và tạo đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng nên được tự động cập nhật trên hệ thống xử lý đơn hàng của nhà cung cấp.

7. Luôn linh hoạt.

Công cụ VMI nên điều tiết các thay đổi về nhu cầu hoặc trạng thái vận chuyển hàng hóa. Lấy ví dụ, một đơn hàng trễ hẹn nên được cảnh báo tới hệ thống để hệ thống có thể tự điều chỉnh.

8. Xác định xem có cần thiết phải sử dụng hệ thống VMI đa phương thức hay không nếu bạn không nắm rõ nhu cầu của khách hàng.

Điều này cho phép nắm bắt trực tiếp các dữ liệu về nhu cầu của khách hàng, sau đó bổ sung ngay thêm hàng hoá một cách chính xác. Khả năng dự đoán của ứng dụng này làm hạn chế các trường hợp khách hàng có những nhu cầu khác phát sinh bất ngờ và hỗ trợ về số lượng đơn đặt hàng trong khi cân nhắc về nhu cầu cá nhân của từng khách hàng.

9. So sánh công cụ VMI tự động với công cụ VMI cơ học.

Những công cụ xử lý hoạt động kinh doanh tự động đã tận dụng hệ thống cảnh báo những tình huống phát sinh bất ngờ; nhằm chủ động quản lý quy trình hoạt động để loại bỏ sai sót, cạn kiệt nguồn hàng hoặc vận chuyển hàng gấp. Bằng cách tự động hoá chu trình, bạn có thề thực hiện xử lý VMI chuẩn hoá và lan rộng khắp cộng đồng doanh nghiệp, kiểm soát quản lý hàng tồn kho và đều chỉnh gia giảm các hoạt động vận hành.

10. Xem xét yếu tố con người

Trong khi VMI có thể mang lại ảnh hưởng lớn và tích cực, dịch vụ khách hàng, tìm kiếm nguồn hàng, chuỗi cung ứng và việc bán hàng cũng cần được kết nối với nhau. Một vài cá nhân có thể chống lại quá trình triển khai công việc bởi vì đơn giản là họ không hiểu bản chất mục tiêu của VMI. Đó là lý do tại sao bạn cần sự thay đổi một cách chủ động và quản lý dự án.

(Nguồn: Phaata.com - Theo: Inboundlogistics)